■■■ 登録する方はこちらから ■■■ 受信者登録・確認・変更・抹消の方法 実際に登録・確認・変更・抹消する

■■ システムの目的 ■■
できるだけ多くの人に直接情報を伝えたい 震災直後より西宮地区では、各団への通信手段として、FAXによる連絡網を設定して利用してきました。現在のところ、緊急時(行事の中止・変更、次の会議に間に合わない事項など)の連絡には一定の効果をもたらしています。 しかし、団宛の情報は、いろいろ事情はあるようですが、末端の隊指導者にまでは伝わらないことが多いようです(特に行事の案内など緊急度の低いもの)。 また、地区ホームページで情報を流してはいますが、これを見るかどうかは個人の勝手ですので、確実に情報を伝える手段にはなっていません。 コストをかけたくない 各団への連絡では末端の隊指導者へ直接情報が行かないことがあるので、緊急度の高くない情報(ラウンドテーブル・地区委員会・地区協議会の案内等)を伝えるために、事務局より隊指導者全員に葉書による案内(ダイレクトメール)を発送しています。しかし、これは非常に手間であるばかりでなく、1回あたり数千円の費用がかかり、地区事務費を圧迫しています。 FAXは費用をかけない情報伝達手段のひとつですが、指導者全員に情報を配信しようとすると費用も手間もバカになりません。 できるだけ速く情報を伝えたい 多くの人に同時に直接に、費用をかけず情報を伝える手段として電子メールがあります。とりわけ最近は携帯電話でのメールが使えるようになったこともあり、急速に普及してきました。今後ますます重要度は高まり、当たり前のものとして定着していくことになるでしょう。 現在でも、事務局からメールの配信を行っています。 ところが、今は、情報を配信したい人が事務局に連絡し、事務局がメールの形に整えてから配信していますので、どうしても1日程度のタイムラグが発生します。緊急情報には使えないのが実状です。 できれば、情報を伝えたい人が、直接メールを配信したいものです。 個人情報を出したくない 各種団体の名簿が高値で売買される時代、個人情報は重要度を増してきており、持っている側としては十分な管理が必要になります。学校でも名簿はおろか、連絡網すら自分の関与する部分しか公開しない現状です。 現在、地区の皆さんのメールアドレスを含む個人情報は事務局が管理しています。事務局では、メールアドレスをむやみに出さないように、送信者をBCCにするなど、注意を払っていますし、もちろんアドレスの一覧を他に公開することはしていません。 ところが、情報を伝えたい人が、直接メールを配信できるようにしますと、情報配信者が個人でメールアドレスを管理することになり、ミスによって外部に漏れるなど、今よりは管理が杜撰になるのは目に見えています。 また、個人で管理する方法では担当者の変更により、徐々にはでありますが、情報が広がっていくことが避けられません。 個人での管理は避けるべきでしょう。 管理を容易にしたい メールという媒体を用いたシステムの中に、メーリングリストがあります。特定のアドレスにメールを送れば、登録している人全員にメールが届く仕掛けです。これにより、いつでも送りたい人が全員に情報を流すことが可能になります。 しかし、誰でもが情報の配信者になると、配信された情報の内容・確かさを監視するという管理の必要が出てきます。そういった、管理ができる人員の確保は大変です。メーリングリストの管理者には、メールを常に見られる環境と時間、メールやインターネットに関する知識に加え、判断力・説得力・良識が要求されます。 メーリングリストのように誰でも配信できるシステムではなく、限られた人のみが配信できるシステムが必要です。しかし、受け手はかなり自由に登録できることが、システムの利用を広めるために肝要です。 以上のような目的を果たすため 当システムが開設されました
■■ システムのしくみ ■■
地区内の「特定の人」のみがメールを配信します 主として、地区からのお知らせとして利用します。 発信者は、一般のメーラー(Outlook Expressなど)でなく、この西宮地区のホームページに設置されたページ(フォーム)から配信します。→ 配信フォームの例 特定の人 は、事務局・地区協議会長・地区委員長・コミッショナー・各運営委員長・行事の実行委員長など、地区が配信を認めた者で、そのページのアクセスはパスワードにより制限しています。 配信する情報の内容により、宛先をいくつかに分類しています 全指導者宛・各部門指導者宛・団宛など。 受信希望者は、分類された中から欲しい情報を選択し、自分のメールアドレスを登録しておきます このメールアドレスと欲しい情報はサーバー(プロバイダーのコンピュータの中)に保管されます。 配信者は、分類された宛先を選んで配信します 配信者は、宛先だけ選びます。宛先に対して、実際に誰(メールアドレス)に送られるかは、システムがサーバーに保管されたデータを元に決定します。発信者は、その宛先に登録されている方のメールアドレスについては知る必要がありません(知ることができません)。 これにより、たとえば配信者が「団宛」にメールを配信すると、 「団宛」の情報を欲しいと登録している全員にメールが届くわけです
■■ 配信される情報 ■■
システム作りが先行し、何を配信するかが決まっていないのが現状です(平成13年5月現在) しかし、現在、事務局からお送りしている 地区協議会・地区委員会・ラウンドテーブルの案内 に加えて、 ・ 各種会議・行事・指導者訓練の案内 ・ 会議・行事・指導者訓練の中止・変更連絡 ・ 各月の予定(月初定期的) などの配信を計画しています。 当面はコミッショナーからの連絡が主になるでしょう。 こういった情報が欲しいという希望がありましたら ぜひ 事務局 までご連絡ください。
■■ 宛先の分類 ■■
お送りする宛先は以下のように分類しています(平成13年5月現在) 宛先の分類 発信される情報(予定) 全隊指導者宛 ラウンドテーブル・地区協議会、全指導者対象の指導者訓練の連絡など BVS指導者宛 ビーバーまつり、BVS指導者対象の指導者訓練の連絡など CS指導者宛 カブ集会、CS指導者対象の指導者訓練の連絡など BS指導者宛 耐寒訓練・キャンポリー、BS指導者対象の指導者訓練の連絡など VS指導者宛 ベンチャースカウト集会、議長訓練・フォーラム・アドベンチャーキャンプ、VS指導者対象の指導者訓練の連絡など RSスカウト・指導者宛 ローバースカウト集会、HRC・ローバームート、RS指導者対象の指導者訓練の連絡など 団宛 地区協議会・地区委員会・団委員長勉強会、諸会議・行事・指導者訓練の案内など この他に、緊急の連絡等では 全員 に発送する場合があります。 各分類のどの情報が欲しいかは、受信者が登録します 複数の情報を選択できます。 ある部門の指導者が、他の部門の情報を見ることはまったく拒みません。とりわけ、団内で部門によってはメールアドレスをお持ちでない場合、別の部門の方が代わって受信し、メール以外の方法で連絡されることは、大いに勧められます。 どれに配信するかは、発信者の主観で選択します ただし、発信者によって、配信できる宛先が限定されています。たとえば、行事の実行委員長を配信システムの発信者として一時的に登録することもありますが、その場合、当該行事の部門の指導者宛にだけ送ることができるようにする、などです。 宛先の分類は、テレビのチャンネルのようなものです。 それぞれが、いろいろな番組を放送していて、視聴者はそれを選びます。 現状ではどんな番組をお届けするのか決まっていませんが、システムが使われるにしたがって、 定着した内容のものが出てきたり、一定の情報を継続的に発信できる人が現れることにより、 徐々に整備されていくことを願っています。
■■ 受信登録できる方 ■■
地区内加盟員はもちろん、保護者や関係者の方、あるいは、他地区・連盟の方やボーイスカウト活動に興味のある方は、基本的にどなたでも受信登録することができます ただし、 登録の際には、登録情報を mail@bs24no38.org へメールする形にしています。 受信目的が不明な場合は、お問い合わせしたり、登録をお断りすることもあります。
■■ その他の注意事項 ■■
メールの件名には [bs24no38(分類) 日付] が付きます 分類・日付はメールごとにかわり、たとえば、BVS指導者宛に2001年5月5日に送られたメールは [bs24no38(BVS) 2001-05-05] のようになります。全員宛のメールには (分類) が付きません。 Outlook Express をお使いの方は、受信トレイアシスタントを利用して、分類するのに役立つでしょう。 メールは登録されたアドレスにBCCで届きます 自分のアドレスを他人に知られることはありません。 なお、メールの宛て先は、mail@bs24no38.org になっています。 BCC(Blind Carbon Copy) は、宛先やCC(Carbon Copy)に指定されたアドレスと異なり、受信者には、そのメールが転送されたことが通知されないものです。 メールはテキストだけです このシステムでは、添付ファイルは送ることができませんが、逆にこのシステムからのメールを受信することによるウイルスの感染はほぼないと考えられます。 ただし、メールの中にあるリンク先からダウンロードすることなどでの感染はあり得ますので十分ご注意ください。
■■ 個人情報保護や管理に関する考え方・免責事項 ■■
このメールシステムでは、発信者が送り先のアドレスを知る必要がないように、サーバー(プロバイダーのコンピュータの中)に個人のデータを置いています。それにより、個人情報を発信者個人が管理する手間と危険性を排除しています。 さらに情報は、知る必要がないだけでなく、発信者にも知られないようにして、特定の個人宛にメールを送りつけたりできないようになっています。データを見たり書き換えたりできるのは、サーバーに直接アクセスできる(パスワードを知っている)管理者だけです。 サーバーに個人情報を置く場合、逆に問題になるのが、サーバー内を不正にアクセスされることによりデータを取得されてしまう危険を伴うことです。この問題は、契約しているプロバイダー(3Web)の管理責任もありますが、当方としては、データの置いてあるディレクトリを普通の方法ではアクセスできないようにすることだけでなく、そもそもデータとしては登録内容確認で見ることができる、システムに必要最小限の情報、つまり、氏名・メールアドレス・欲しい情報 (と団号) しか置いていません。住所・電話番号・年齢などの情報は一切置いていませんのでご安心ください。 最後に、配信者は地区内の特定の方に限定していますが、配信フォームにアクセスするために、パスワードを入力させ、個人を特定する方法を採っています。また、そのパスワードは配信者が設定するのではなく、管理者が決めた分かり難い物を設定しています。いわゆるなりすましによって、いたずら等、送られては困るメールが配信されることがないようにしているのです。 送られては困るメールには、ただ送ってみたというだけのいたずらを始め、嘘の情報、特定個人の攻撃・誹謗中傷、商品の宣伝・勧誘、チェーンレターや無限連鎖講、公序良俗に反するものなどがありますし、大量のメールを送りつけて、受信者のメールをパンクさせてしまうものもあります。 しかし、このパスワードについても、不正にアクセスしようとする者(いわゆるハッカー)がいれば、破られる可能性があります。そのようにして、不正にメールが配信されたときのために、配信されたメールは必ず、管理者が見ている mail@bs24no38.org にも送られるようにしています。また、メールのヘッダに、自動的に送信者の名前とブラウズしたときのIPアドレスも付けますので、不正使用が発覚次第、そのなりすまされた配信者のパスワードの変更やアカウントの廃止、特定IPアドレスからのアクセスの排除を行い、場合によってはシステム全体の停止も行います。 免責事項 以上のように個人情報保護をはじめとするシステムの管理については、十分な配慮をしておりますが、 それでも、不正な使用が発生したり、誤情報の発信などで、利用者に被害が及ぶことがあった場合に、 地区・管理者はいかなる責任も負いかね、 一切の損害賠償をする義務はないものといたします。 配信されたメールの内容の信頼性、正確性などについてはご自身で判断され、 ご自身の責任と危険負担のもとでご利用ください。
■■ 管理者 ■■
森地 一夫 e-mail: kazuo＠morichi.jp ボーイスカウト西宮第3団副団委員長／特種情報処理技術者

■■ 受信者登録・確認・変更・抹消の方法 ■■

実際に 登録・確認・変更・抹消 する場合はここを押してください 新たにメールを受信するよう登録したい 新規登録フォームに必要事項を入力して送信してください。 内容は mail@bs24no38.org にメールで届きます。送信後１日ほどすれば登録が完了しますが、特にお急ぎの場合は通信欄を利用してお申し付けください。 登録者の分類 登録の方法 地区内加盟員 登録する際に、お手数ですが所属・役務または加盟員番号を入力してください 所属・役務は省略形で結構です(たとえば管理者(森地)は西宮第23団ベンチャー隊長なので 西宮23VSL という風に) 地区内関係者(保護者など) 加盟員番号がない方は、所属・役務の部分に団号とスカウトの保護者等と入力してください その他の地区・連盟の方など 上記に準じます ボーイスカウト関係以外の方 mail@bs24no38.org に直接メールでお申し込みください 現在の登録内容を確認したい 登録されているメールアドレスを入力すれば、内容確認フォームで確認できます。 メールアドレス・欲しい情報などの登録内容を変更したい 登録されているメールアドレスを入力すれば、内容変更用のフォームが表示されます。必要事項を入力して送信してください。 内容は mail@bs24no38.org にメールで届きます。送信後１日ほどすれば変更が完了しますが、特にお急ぎの場合は通信欄を利用してお申し付けください。 メールの受信を必要としなくなった 登録されているメールアドレスを入力すれば、登録抹消用のフォームが表示されます。必要事項を入力して送信してください。 内容は mail@bs24no38.org にメールで届きます。送信後１日ほどすれば抹消が完了しますが、特にお急ぎの場合は通信欄を利用してお申し付けください。